Perubahan Suatu Unit Baru

Dalam teori sistem (Katz & Kahn), organisasi dipandang sebagai sistem terbuka yang terdiri dari beberapa subsistem: struktur, proses, teknologi, dan manusia.

Ketika struktur organisasi berubah, tetapi dokumen administratif tidak berubah, terjadi ketidaksinkronan sistem:

Struktur sudah berubah (misalnya unit direktorat baru dibentuk).

Namun proses administratif (dokumen, alur surat-menyurat, nomenklatur) belum menyesuaikan.

Ketidaksinkronan ini akan menimbulkan inefficiency karena salah satu subsistem tertinggal dalam menyesuaikan diri.

b. Prinsip Koherensi Struktur–Proses

Teori organisasi menekankan bahwa efektivitas organisasi muncul ketika struktur, budaya, proses, dan strategi selaras (alignment). Jika struktur berubah tanpa diikuti perubahan dokumen, organisasi mengalami:

Misalignment

Ambiguitas peran

Ambiguity of authority (ketidakjelasan kewenangan)

Process friction (gesekan proses administrasi)

Dalam literatur, kondisi ini disebut structural–administrative lag.

2. Perspektif Administrasi Publik dan Birokrasi

a. Weberian Bureaucracy :  Weber menekankan bahwa birokrasi pemerintah harus memiliki:

1. Struktur yang jelas dan hierarkis

2. Dokumentasi tertulis yang konsisten

3. Keberlakuan aturan formal yang seragam

Jika struktur telah diperbarui tetapi dokumentasi belum menyesuaikan, maka:

terjadi ketidakteraturan administratif;

konsistensi formal (salah satu ciri Weberian bureaucracy) terganggu;

potensi conflict of authority - karena dokumen masih menggunakan unit yang secara formal sudah tidak ada.

Ini melanggar prinsip legal-rational authority, yaitu bahwa setiap proses birokrasi harus merujuk pada aturan formal terbaru.

b. Administrative Delay dan Inertia

Dalam teori administrasi publik, fenomena ini disebut:

administrative delay: keterlambatan birokrasi dalam mengadopsi aturan baru;

bureaucratic inertia: kecenderungan birokrasi mempertahankan rutinitas dan dokumen lama.

Birokrasi memiliki sifat path dependency—sulit mengubah praktik yang sudah lama berjalan.

3. Perspektif Manajemen Perubahan (Change Management)

a. Lewin: Unfreeze – Change – Refreeze

Perubahan struktur adalah bagian dari fase Change.

Namun jika dokumen belum berubah, itu berarti fase Refreeze (penetapan dan pemantapan sistem baru) belum berhasil.

Akibatnya:

perilaku organisasi kembali ke pola lama (surat masih menggunakan nama direktorat lama),

perubahan tidak melembaga.

Dalam teori, ini disebut incomplete refreezing.

b. Kotter’s 8 Steps

Menurut Kotter, perubahan organisasi harus meliputi:

1. Urgency

2. Koalisi perubahan

3. Visi

4. Komunikasi

5. Pemberdayaan

6. Quick wins

7. Konsolidasi

8. Institusionalisasi perubahan

Jika dokumen belum berubah, berarti tahap 6–8 belum berjalan optimal: perubahan belum diinstitusionalisasi melalui sistem dan dokumen.

4. Perspektif Tata Kelola (Governance)

Dalam teori governance, salah satu prinsip inti adalah:

transparency

legal certainty (kepastian hukum)

consistency

Dokumen yang tidak mencerminkan struktur baru menyebabkan:

ketidakpastian legal (apakah surat yang ditandatangani “Direktorat X” masih sah),

ketidakkonsistenan internal,

risiko audit (APIP/BPK dapat menilai terdapat ketidaksesuaian dengan regulasi organisasi).

Ketidaksinkronan ini berpotensi menurunkan organizational credibility.

5. Perspektif Manajemen Administrasi dan Dokumen

Teori manajemen administrasi menekankan:

setiap perubahan struktur harus diikuti perubahan SOP, dokumen standar, dan administrative control.

perubahan dokumentasi adalah bagian dari organizational housekeeping.

Jika perubahan tidak berjalan simultan, maka terjadi administrative misalignment.

Ketika organisasi berubah tetapi dokumen belum disesuaikan, berdasarkan teori:

1. Terjadi ketidaksinkronan sistem organisasi → efisiensi menurun.

2. Prinsip birokrasi Weber tentang konsistensi formal terganggu.

3. Proses manajemen perubahan belum selesai (refreeze failure).

4. Terjadi bureaucratic inertia—organisasi cenderung mempertahankan dokumen lama.

5. Risiko tata kelola meningkat (legal certainty, akuntabilitas).

Dengan kata lain, dari sudut pandang teoretis, kondisi ini menunjukkan bahwa perubahan struktural belum diikuti perubahan administratif, sehingga belum terjadi institutionalization of change.